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“云办公”时代进阶:钉钉跃榜首 开会者挤爆服务器

时间:2020-02-07 19:01:38 来源:互联网 作者: 神秘的大神 字体:

  型冠状病毒感染的肺炎蔓延全国,大量在线办公突如其来,市面上大部分远程办公软件告急。

  “从初一到现在,我们整个表单业务增长了近 20 倍。”2 月 5 日,金山办公开发总监汪大炜在接受时代周报记者采访时称。

  据金山办公提供的数据显示,自 2020 年 2 月 3 日延时开工后,远程办公需求量大增。目前,金山文档中用于人员统计表单使用量增长 15 倍、远程会议产品使用量增长 11 倍。这一数字每天仍在不停增加。

  受疫情影响,全民“远程办公”时代意外到来,疯狂上涨的需求量让多家企业后台系统陷入“崩溃”,这其中不乏阿里钉钉、企业微信、字节跳动飞书等知名互联网企业。

  “我们从大年初一开始持续从几十倍到几百倍的扩容,为保证用户正常使用,在延长假期政策确定后我们做了紧急讨论和应对。但是,2 月 3 日第一天返工高峰期,还是超出了预期。”2 月 4 日,企业微信方面对时代周报记者表示。

  为应对上述情况,腾讯会议日均扩容云主机接近 1.5 万台,8 天总共扩容超过 10 万台云主机,共涉及超百万核的计算资源投入。钉钉方面则接连在 3 日、4 日通过阿里云紧急扩容 1 万台服务器。

  “远程办公”可以火爆到什么程度?

  开工首日成热词频上微博热搜,根据百度指数搜索数据显示,“远程办公”搜索指数也迅速上升,1 月 28 日-2 月 3 日,7 天环比上升 521%;“钉钉”搜索指数整体环比上涨 539%,“企业微信”环比上涨 272%。而“视频会议”、“移动办公”均是搜索热度较高的关联词。

  2 月 5 日,钉钉首次超过微信跃居苹果 App Store 免费排行榜首位,这是办公类应用产品历史上首次跃居第一。

  疫情推动需求

  “我们团队大年初一的时候,有一部分同事在上班了。”汪大炜回忆,从大年三十开始,已经有相当一部分用户在使用金山文档表格功能做一些疫情收集、信息收集等工作。

  出于“想要尽一点力帮助大家减轻工作负担”的考虑下,在大年初一前后,金山方面相继推出例如《新型肺炎防控信息登记表》、《武汉来访人员统计表》、《武汉返乡人员情况每日一报》等在线表格。

  “创建模版的时候,也只是希望能为大家解决一些效率问题,没成想这之后,我们的用户量会迅速增长。” 汪大炜告诉记者,由于用户量激增达到峰值,大年初二,金山文档还曾出现过 45 分钟的“系统延迟”。

  汪大炜坦言,“一开始没有想到用户数会增长这么快,我们其实已经预备了一倍多的资源来应对这次的增长,但是用户数增长的实在是太快,来得也太快了。”

  金山办公在全国有 5 个研发基地,分别位于北京、珠海、广州、安徽、还有武汉。此次表单业务正是由金山武汉团队负责开发。

  “他们在最艰苦的环境下做最艰苦的工作。”汪大炜感慨道。

  如金山一样,在疫情期间,多数企业针对疫情都推出过相应功能。

  据钉钉方面对外披露的数据显示,疫情防控期间截止 1 月 27 日,近 50 万家企业组织通过钉钉进行组织健康管理在线化数字化实现员工健康关怀、疫情防控管理。

  基于疫情期间很多企业都有相应的诉求,钉钉方面决定免费开放该业务。

  2 月 4 日,钉钉公关部相关负责人向时代周报记者表示,“经全员连续开发,1 月 29 日凌晨五点,钉钉面向用户全量发布员工健康管理在线化产品。”

  据悉,该功能包括:每日报平安,快速收集、实时统计每人健康信息;全新疫情模版、置顶公告、疫情日志等。

  企业微信方面为了帮助医疗行业更好的抗击疫情,避免交叉感染,在 1 月 27 日,紧急上线在线问诊、在线会议(支持 300 人)和紧急通知(支持 1000 人)功能。

  1 月 30 日,字节跳动旗下“飞书”宣布免费对外开放其使用的系列疫情监测管理工具。

  为更好帮助企业掌握员工健康状况,飞书紧急上线了健康管理服务,帮助企业等组织实现疫情检测的数据化管理。比如“健康报备”应用、飞书云空间健康统计模版、肺炎疫情资讯实时播报机器人等。

  飞书相关负责人 2 月 5 日向记者表示,疫情期间,织内防控和个人健康状况尤为值得关注,相比人工手动统计,数据化的健康管理工具可以帮助企业降低成本,提高效率。

  会议功能频踩雷

  突如其来的远程办公,让不少习惯了线下作业的员工还没适应。

  “一上午就开了一个电话会议,只过了一遍需求。”2 月 5 日,某网站产品经理李萌对时代周报记者称。

  李萌团队在线会议用的软件是微信,用李萌的话来说是“没有其他工具可以用”。对于数字化办公不是很普及的企业来说,微信是最快最容易上手的办公工具。

  一个明显的问题是,微信语音最多同时在线 9 人。李萌团队本来需要 11 人同时开会,因为人数限制,只能先选主要负责人进去,然后负责人再将会议重点各自转达给其他组员。

  需要汇报工作又没在群聊里的同事,则需要手动退出进入,“我讲完,就退出来,腾出位置让其他同事来汇报。”李萌称。

  事实上,诸如此类的远程会议引发的问题还有很多。

  由于近段时间突发事件比较多,加上刚开工有很多工作需要协调和安排,汪大炜的团队近期就有很多远程会议需求。

  基于企业属性不同,汪大炜所在团队数字化程度较高,所以对他们来说可选择的会议渠道相对较多。

  “如果三五个人开会,用微信其实挺好的,很快拉一个群就可以聊,最快最方便。” 汪大炜告诉记者,但涉及到跨部门、跨地区,需要十几人同时开会时,微信则无法支撑团队需要。

  “突然间发现(微信)不行,人数不够,我再拉几个人就已经超过 9 个了。” 汪大炜无奈表示,“没办法,只能临时换工具,这不仅浪费了时间,重新磨合新的办公软件某种程度上也加大了团队工作量。”

  最终,汪大炜团队选择用回自家的产品 WPS 会议,虽然操作没有微信便捷,但不受人数限制,能够保证全员参会。

  汪大炜认为,从需求层面来说,用户需求是多样的。除了需要语音视频交流,有时候远程会议还会涉及到 PPT 播放、文档协作共享等其他办公场景。

  尽管针对B端业务很多人认为应该“专业的人做专业的事。”但目前大部分办公产品都在努力集多种功能于一身。

  2 月 2 日,字节跳动“飞书”打出“线上办公室”概念,拟通过实时语音频道方式,以期还原办公室工作、沟通场景等远程协作。

  腾讯文档不仅提供控制禁言、在线文档协作、实时屏幕共享等多个会议管控功能,还人性化的提供了美颜和背景虚化等功能。

  金山文档则支持多人在线同时查看文档,并进行远程语音会议,文档自动随主讲人翻页。

  但在汪大炜看来“尽管如此,但目前仍很难有一款产品能够满足用户所有需求,很多时候用户不止用一款产品,可能会有多个产品作为补充。”

  用户流失是一定的

  从近段时间用户集中反馈的信息来看,汪大炜认为当前远程办公主要存在两大类问题。

  首先是新用户会存在“使用障碍”。

  “这两天频繁有用户通过我们的粉丝群来问,这个功能要怎么用,怎么用会更好;还有用户会有一些场景,他们不知道用什么样的方式来工作,这时,我们会提供相关的建议等。” 汪大炜说

  2 月 6 日,时代周报记者致电飞书客服,对方表示最近接到最多的电话诉求就是来咨询产品的使用问题。“对很多客户来讲,很多人可能不会操作,或者不知道相关功能在哪,流程不熟悉等。”

  此外,也有一些用户会质疑产品的性能问题,对提升工作效率存怀疑态度。

  “有用户会关心我们的表单能够收集多少数据,这时候我们会告诉他这个数据量的收集已经达到百万行等。”汪大炜称。

  汪大炜认为,“C端业务用户接受门槛相对较低,只要产品做得好就能接受。但是作为一种工作方式,要想改变,是需要时间和决策成本的。”

  “我们以前推广的时候,在做文档协作,很多人都觉得发个链接特别舒服特别好,但是一发给老板,老板就说你干嘛不发实体文件发个链接给我?” 汪大炜向时代周报记者慨叹,改变一个习惯是很困难的,尽管大家都认为这是个“好的办公方式,但还是有很多人不能接受。”

  第二类问题是很多深度用户需要更高级,协作能力更强的应用场景。

  “很多金山文档的长期用户,会提出更定制化需求,比如像表单,他们希望表单链接不单是能够发到群里面,还要能指定某些人,让这些人自然而然的收到通知后在里面填写并反馈等。” 汪大炜表示,这无疑对整个团队提出了更高的业务要求。

  尽管存在诸多不适应,但眼下,许多人被迫在家办公,不得不开始接触远程办公软件。

  民生证券研报认为,在本次疫情影响下,更多的企业开始尝试使用相关软件开展远程办公,这将成为用户习惯的重要养成时期。

  与此同时,许多人也认为,随着未来疫情结束后,这波随疫情增长起来的用户会逐渐流失。

  “流失是一个正常的状态,如果不流失我会觉得中国整个时代的进步也太快了些。”汪大炜对这次突如其来的机遇唯一的诉求就是,希望借此能够给用户留下“我可以这样办公,可以用这样的方式解决问题”的想法就好。

  这也意味着,留存用户、让用户习惯改变,将是未来一段时间办公软件的主要目标。

  疫情当前,不出门就是对家人对国家对社会最大的贡献